VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER SZABÁLYZAT

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

1. Bevezetés

A Multi Job Iskolaszövetkezet (a továbbiakban: Társaság) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentéséről szóló szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 18.§ (1) bekezdése szerinti kötelezettségének eleget téve a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információk, valamint az általa belső szabályzatokban megállapított magatartási szabályok megsértésének bejelentésére visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: bejelentési rendszer) hoz létre. Ezen bejelentési rendszer használatával és működéssel összefüggésben, az ezekkel kapcsolatos belső eljárásrendek és szabályok meghozatala érdekében az alábbi szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) alkotja.

2. A Szabályzat célja, hatálya

2.1. A Szabályzat célja

2.1.1. A Társaság felismerte, hogy a szervezeten belüli visszaélések következtében sérülhet működésének hatékonysága, továbbá ezzel összefüggésben a visszaélést észlelő munkavállalók munkahelyi morálja és közérzete is. A Társaság törekszik arra, hogy a működése során történő esetleges visszaéléseket mielőbb felismerje és azokat orvosolja.

2.1.2. A jelen Szabályzat célja, hogy a Társaság a működését érintő visszaélésekkel kapcsolatban egy olyan visszaélésbejelentési rendszert alakítson ki, amely a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 9. § (2) bekezdésében foglaltak tiszteletben tartása mellett megfelel a Panasz tv. előírásainak, és a bejelentők védelme mellett elősegíti a visszaélések megszüntetését.

A jelen Szabályzatban a Társaság kialakítja a bejelentések hatékony vizsgálatának eljárásrendjét, a bejelentő és a bejelentésben érintett személyek személyes adatainak védelme érdekében betartandó intézkedéseket, azzal a céllal, hogy közérthető módon és világosan meghatározza bejelentésvédelmi rendszerét.

2.2. Fogalom meghatározások

2.2.1. Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi,

2.2.2. Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat,

2.2.3. Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

2.2.4. Panasz: olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat.

2.2.5. Közérdekű bejelentés: olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.

2.2.6. Visszaélés: bármely olyan tett vagy mulasztás, mely ellentétes a Társaságra, illetve a foglalkoztatottakra irányadó jogszabályokkal, a Társaság belső szabályzataival, ideértve különösen a jelen Szabályzat 3. pontjában meghatározott alapelveket és követelményeket.

2.3. A Szabályzat hatálya

2.3.1. A jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Társaság tisztségviselőire, valamint — függetlenül a jogviszony jellegétől valamennyi foglalkoztatottjára [a továbbiakban együttesen: foglalkoztatottak)], továbbá mindazokra, akik a Panasz tv. 20.§ (2) bekezdése, illetve a jelen Szabályzat 5.1. pontja alapján a Társaság működése során tapasztalt visszaélések bejelentésére jogosultak.

2.3.2. A Szabályzat hatálya nem terjed ki azon panaszok vagy közérdekű bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyek vonatkozásában tartalmuk szerint más jogszabály szerint kijelölt szerv jogosult és köteles eljárni (pl.: bűncselekmény esetén rendőrség, bíróság).

2.3.3. Jelen Szabályzat, valamint az abban foglalt rendelkezések 2023. július 24. napján lépnek hatályba, és határozatlan ideig hatályosak. A Szabályzat módosításai a módosítások közzététele napjától hatályosak.

II. VISSZAÉLÉS BEJELENTÉSÉRE OKOT ADÓ KÖRÜLMÉNYEK

3. Általános alapelvek

3.1. Társaság által foglalkoztatott személyek kötelesek munkájukat a tőlük elvárható tisztességgel, a vonatkozó jogszabályoknak, munkáltatói utasításoknak és szakmai követelményeknek megfelelő gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel végezni.

Ezzel összefüggésben a foglalkoztatottak kötelesek tartózkodni minden olyan tevékenységtől és magatartástól, mely a rájuk irányadó jogszabályokkal, továbbá a Társaság belső szabályzataival ellentétes.

A foglalkoztatottak tevékenységükkel kötelesek elősegíteni a Társaság hatékony és megfelelő működését, gazdasági céljainak elérését, jó hírnevének előmozdítását és fenntartását.

3.2. A foglalkoztatottak kötelesek minden, a munkájuk során tudomásukra jutott szakmai, üzleti és személyes vagy egyéb adatot és információt bizalmasan kezelni.

Megfelelő felhatalmazás nélkül ezeket az információkat a foglakoztatott nem jogosult nyilvánosságra hozni, illetve harmadik személy(ek) tudomására hozni, kivéve, ha az Információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége.

3.3. A foglalkoztatottak tevékenységük során kötelesek együttműködni más munkavállalókkal és törekedni a jó munkakapcsolat kialakítására. Ezzel összefüggésben köteles munkatársait az általa is elvárt tisztelettel kezelni, továbbá köteles a tőle elvárható mértékben segíteni a munkatársak munkáját a rendelkezésére álló ismeretek, tapasztalatok szerint.

3.4. A foglalkoztatottaknak munkahelyi tartózkodásuk egésze során tartózkodniuk kell a munkatársak közötti hátrányos megkülönböztetéstől. A diszkrimináció tilalma különösen a vezető állású munkavállalók körében kell, hogy érvényesüljön az alkalmazási feltételek és munkafeltételek megállapítása során, az előmeneteli rendszerben, a juttatások meghatározása során, illetve a kártérítési és fegyelmi felelősség megállapítása során. A foglalkozatottak folyamatosan kötelesek tiszteletben tartani más személyek emberi méltóságát, személyiségi jogait.

3.5. A Társaság által foglalkoztatott személyek kötelesek betartani a Társaság belső szabályzataiban meghatározott magatartási követelményeket.

4. A bejelentés tárgya

4.1. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

III. A TÁRSASÁG BEJELENTÉSVÉDELMI RENDSZERE

5.1. A belső visszaélés-bejelentő rendszert a Társaság saját maga, önállóan, külső közreműködő bevonása nélkül hozza létre és működteti. A Társaság a belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetésére Lénárt Anikó HR és munkaügyi vezetőt jelöli ki. (továbbiakban: kijelölt személy) A kijelölt személyt e faladatkör ellátásában a munkáltató nem utasíthatja, és semmilyen módon nem befolyásolhatja.

5.2. A belső visszaélés - bejelentő rendszer működésnek kereteit jelen Szabályzat határozza meg. A Szabályzat keretei között a kijelölt személy önállóan határozza meg a kivizsgálás módszerét, kiválasztja a szükség esetén meghallgatásra kerülő személyek körét. és a szükséges bizonyítási eszközöket. A vizsgálatok lefolytatására a Társaság köteles olyan elkülönített helyiséget biztosítani, ahol a meghallgatás technikai feltételei és a résztvevő személyek személyiségi jogainak védelme teljeskörűen biztosítható.

IV. BEJELENTÉSRE JOGOSULTAK

6.1. A bejelentésre jogosultak köre:

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet

1. a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,
2. b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
3. c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

6.2. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet továbbá:

7. A bejelentők adatszolgáltatása, illetve a rájuk vonatkozó személyesadat-kezelés

7.1. A 6. pont szerinti bejelentő a bejelentésének megtételekor kérheti, hogy személyes adatait (nevét és a beazonosításához szükséges adatokat) ne hozzák nyilvánosságra A bejelentés névtelenül (anonim módon), is megtehető, de névtelen bejelentés esetén a bejelentés vizsgálata mellőzhető. Névtelen bejelentés esetén a Társaság az eset összes körülményeit mérlegelve dönthet úgy, hogy a vizsgálatot mégis elrendeli.

Jogi személy bejelentő ugyanakkor a bejelentés megtételekor köteles megadni székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét.

7.2. A bejelentőkre, továbbá a bejelentéssel érintett más személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésével kapcsolatos tájékoztatást jelen Szabályzat 1. sz. mellékleteként megállapított adatkezelési tájékoztató tartalmazza.

V. A BEJELENTÉS

8. A bejelentés módjai

8.1. Visszaélés bejelentésére az alábbi módokon van lehetőség:

8.2. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentésről a kijelölt személy írásbeli jegyzőkönyvet készít a 9. pontban meghatározott tartalommal. A jegyzőkönyv tartalmát a bejelentő aláírás előtt megtekintheti, annak tartalmára kiegészítést, javaslatot tehet.

8.3. Társaságunk részére telefonon történő bejelentésre nincs mód, tekintettel arra, hogy a telefonbeszélgetés rögzítésének technikai feltételei jelenleg nem állnak rendelkezésre.

8.4. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni. 8.5. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

8.6. Az írásbeli bejelentés előterjesztésének elősegítésére jelen Szabályzat 2. sz. mellékleteként „Bejelentési formanyomtatvány” minta kerül közzétételre, mely tartalmazza az eredményes, kivizsgálásra alkalmas bejelentés tartalmi követelményeit. A minta használata nem kötelező, a közzététellel elő kívánjuk segíteni a kivizsgálás eredményességét. Az írásbeli bejelentés kézhezvételéről a kijelölt személy 8 napon belül visszaigazolást küld. A visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a Panasztörvény és jelen Szabályzat szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

9. A bejelentés tartalma

9.1. A bejelentés a 7.1. pontban foglaltaknak megfelelően megtehető anonim módon, illetve a bejelentő nevének és elérhetőségének megadásával is. Amennyiben a bejelentő a bejelentés során nevét és elérhetőségét nem adja meg, tudomásul veszi, hogy bejelentésének vizsgálata mellőzésre kerülhet. Erre legkésőbb a bejelentés visszaigazolásakor a bejelentő figyelmét fel kell hívni.

A bejelentésben a bejelentőnek szükséges előadnia a bejelentésre való jogosultságának okát (pl. munkaviszony fennállása).

9.2 A bejelentésben annak kivizsgálása és a szükséges intézkedés érdekében a bejelentőnek kellő részletességgel kell előadnia az általa tapasztalt és a bejelentése alapjául szolgáló visszaélés, vagy sérelem körülményeit.

Jellemzően az alábbi információkat:

Amennyiben a bejelentésnek voltak előzményei (pl. a bejelentő a visszaélést már korábban is jelezte), szükséges erről is nyilatkozni a bejelentés során.

9.3. Abban az esetben, ha a bejelentőnek a visszaéléssel kapcsolatban bármilyen dokumentum, vagy más, a bejelentését alátámasztó bizonyíték rendelkezésére áll, a kivizsgálás eredményessége érdekében javasolt ezt is csatolnia.

9.4. A bejelentés megtételekor a bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi, továbbá azokról a körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

VI. A VIZSGÁLAT MENETE

10. A vizsgálat elrendelése vagy mellőzése

10.1. A bejelentés alapján a vizsgálat az alábbi esetekben mellőzhető:

1. a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
2. b) a bejelentést nem a jelen Szabályzat 6. pontja szerint erre jogosult személy tette meg,
3. c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
4. d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

10.2. Amennyiben a 9.1. pontban foglalt esetek egyike sem áll fenn, a Társaság nevében a kijelölt személy a bejelentés alapján a vizsgálatot elrendeli.

11. A bejelentés vizsgálata

11.1. Amennyiben a bejelentés vizsgálatának mellőzésére a 10. pont szerinti okból nem kerül sor, a kijelölt személy a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja.

11.2. A fenti határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő szerinti erről történő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

11.3. A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a Panasztörvény 20.§ (1) bekezdése szerinti visszaélések orvoslására.

11.4. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

11.5. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a 8. pontban foglaltak szerint a bejelentésről. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása mellőzhető, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. Ebben az esetben a tájékoztatás később történik meg.

11.6. A Társaság a 10.2. pontban foglaltaknak megfelelően a bejelentés alapján indult eljárás egésze alatt biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját — akár jogi képviselője útján is — bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támaszthassa alá.

11.7. A Társaság a bejelentés vizsgálata során minden esetben tisztességesen, az egyenlő bánásmód követelményének és az ártatlanság vélelmének érvényesülése mellett, pártatlan és független módon jár el.

12. Vizsgálati eszközök

12.1. A bejelentés kivizsgálása során elsősorban a bejelentő által előadottakat és az általa rendelkezésre bocsátott bizonyítékokat kell értékelni. Szükség esetén a kijelölt személy meghallgathatja a bejelentéssel érintett személyeket, illetve tanukat. A bejelentéssel érintett személy(ek) és a tanúk nyilatkozata önkéntes, az semmilyen eszközzel, illetve joghátrány kilátásba helyezésével nem kényszeríthető ki.

12.2. Amennyiben a vizsgálathoz olyan társasági adatokra van szükség, amelyekkel a kijelölt személy nem rendelkezik, a hatáskörrel rendelkező munkahelyi vezető ezt köteles rendelkezésre bocsátani.

12.3. A vizsgálat során a kijelölt személy birtokába került valamennyi adat és információ szigorúan védett adatnak minősül. Az adatokat és információkat a kijelölt személy kizárólag a vizsgálat céljára használhatja fel, ezeket mással nem oszthatja meg. A vizsgálati eszközök tartalma a vizsgálatban részt vevők (érintett, tanúk, vezető munkavállalók vagy tisztségviselők) részére csak annyiban osztható meg, amennyiben ez a vizsgálat eredményessége érdekében szükséges.

12.4. Amennyiben a kijelölt személy rendelkezésére álló vizsgálati eszközök alapján a tényállás nem deríthető fel, erről a bejelentőt haladéktalanul értesíteni kell, és javasolni kell részére, hogy amennyiben a bejelentésében foglaltakat továbbra is fenntartja, forduljon a határkörrel rendelkező állami szervek vagy bíróság felé.

13. Iratkezelés

13.1. A visszaélés- bejelentési rendszerben iratnak minősül minden, a bejelentéssel kapcsolatos írott, nyomdai úton előállított, vagy elektronikus eszközön tárolt dokumentum, a vizsgálattal kapcsolatos feljegyzések, jegyzőkönyvek, felvételek, valamint az intézkedés is.

13.2. A visszaélés-bejelentési rendszerben önálló, a Társaság iratkezelésétől elkülönült iratkezelést kell megvalósítani. Az iratok iktatását, másolását, őrzését kizárólag a kijelölt személy végezheti, e tevékenységében más nem helyettesítheti.

13.3. Az iratokat bejelentésenként elkülönítve, érkezési dátum szerinti sorrendben zárt borítékban, a borítékokat zárt szekrényben kell tárolni. Az iratszekrényhez kizárólag a kijelölt személynek lehet hozzáférése.

13.4. A bejelentéssel kapcsolatos iratokat a kivizsgálás lezártát követő öt évig kell őrizni. Ezt követően azokat jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni.

VII. INTÉZKEDÉSEK

14. A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes cselekmény, vagy mulasztás, illetve visszaélések orvoslására.

14.1. Amennyiben a vizsgálat alapján a kijelölt személy a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg és további intézkedés megtétele nem szükséges, úgy az eljárást a kijelölt személy a Társaság nevében lezárja.

14.2. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, a Társaság a kijelölt személy javaslatára az ezzel kapcsolatos eljárási szabályok betartása mellett intézkedik a feljelentés megtételéről.

14.3. Amennyiben a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem szolgál büntetőeljárás alapjául, ugyanakkor a vizsgálat során a kijelölt személy azt állapítja meg, hogy az jogszabályba vagy a Társaság belső szabályzatainak rendelkezésébe ütközik, intézkedési javaslatot terjeszt a hatáskörrel rendelkező munkáltatói joggyakorló, vagy a Társaság legfőbb szerve felé.

A hatáskörrel rendelkező szerv megállapítja a visszaélést elkövető személy(ek) felelősségét.

Ezen személlyel (személyekkel) szemben a Társaság, mint munkáltató munkáltatói intézkedés alkalmazására jogosult az Mt-ben és a munkaszerződésben foglaltak szerint. Amennyiben az intézkedés megbízási jogviszonyban álló személlyel szemben indokolt, úgy a vezető tisztségviselő jogosult az intézkedés meghozatalára. Vezetőtisztségviselővel szemben a legfőbb szerv jogosult intézkedni.

14.4. A Társaság a bejelentés kivizsgálását követően írásban tájékoztatja a bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint az általa megtett intézkedésekről.

VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Jelen Szabályzatban foglaltakat a 2023. évi XXV. törvény és a 2021. évi I. törvény (Mt.) rendelkezéseivel összhangban kell értelmezni.

15. Mellékletek

1. sz. melléklet: Adatkezelési tájékoztató

2. sz. melléklet: Bejelentési formanyomtatvány letöltés